Apoweb

Du kan som Apoteker eller administrativ medarbejder se password status på medarbejderoversigten i Apoweb.

Log på https://apoweb.pharmakon.dk

På medarbejderoversigten har du mulighed for at få vist en sikkerhedsrapport, som angiver hvilke medarbejdere der skal skifte password.

Alternativt kan du i den almindelige oversigt over ansatte, se følgende:

Hvis dette ikon  er synligt ud en eller flere af dine medarbejdere, så er medarbejdernes password forældet og skal udskiftet. Hold musen over ikonet, for at se hvornår passwordet senest er ændret.

Klik på blyant ikonet  ud for medarbejderens profil, for at ændre passwordet. Oplysninger om senest password ændring, vil fremgå i profilvinduet.

Vær opmærksom på at passwordet skal overholde nedenstående kompleksitet.

• Mindst 10 karakterer
• Mindst 1 stort bogstav
• Mindste 1 tal eller tegn
• Må ikke indeholde apoteksnr.

Indtast det nye password i feltet Nyt password og gentag indtastning af nyt password i feltet Gentag nyt password.  

Tryk på Gem knappen.

Flere administratorer

Det er muligt at give en eller flere medarbejdere administrative rettigheder til Apoweb.
Det giver mulighed for at flere kan udføre denne opgave.

Klik ind på medarbejderen i Apoweb og sæt flueben ud fra administrativ medarbejder, og tryk Gem.

Du kan som medarbejder ændre dit eget password i Apoweb.

Gå ind på https://apoweb.pharmakon.dk

Hvis dette ikon  er synligt ud fra din profil, så er dit password forældet og skal udskiftet. Hold musen over ikonet, for at se hvornår passwordet senest er ændret.

Klik på blyants ikonet  ud for din profil, for at ændre passwordet. Oplysninger om senest password ændring, vil fremgå i profilvinduet.

Vær opmærksom på at passwordet skal overholde nedenstående kompleksitet.

• Mindst 10 karakterer.
• Mindst 1 stort bogstav.
• Mindst 1 tal eller tegn.
• Må ikke indeholde æ, ø, å (både store og små)
• Må ikke indeholde apoteksnr.
• Må ikke indeholde ordet "Apotek"
• Må ikke minde om den tidligere kode.

Indtast dit nuværende password.

Indtast det nye password i feltet Nyt password og gentag indtastning af nyt password i feltet Gentag nyt password.  

Tryk på Gem knappen.

Når du logger på Apoweb og dit password er udløbet skal du angive et nyt password.

Log på https://apoweb.pharmakon.dk

Vær opmærksom på at passwordet skal overholde nedenstående kompleksitet.

• Mindst 10 karakterer.
• Mindst 1 stort bogstav.
• Mindst 1 tal eller tegn.
• Må ikke indeholde æ, ø, å (både store og små)
• Må ikke indeholde apoteksnr.
• Må ikke indeholde ordet "Apotek"
• Må ikke minde om den tidligere kode.

Indtast dit nuværende password.

Indtast det nye password i feltet Nyt password og gentag indtastning af nyt password i feltet Gentag nyt Password.  

Tryk på Skift Password knappen.

Apoweb er et administrationssystem til at oprette, ændre, deaktivere og slette brugerkonti til apotekets ansatte.

Brugerkonti i Apoweb giver adgang til:

• Apomail (Hvis der er oprettet en @apoteket.dk postkasse til krugerkontoen)
• Apotekerforeningens Medlemsnet
• Apotekets Intranet

Det er gratis at oprette brugerkonti til apotekets ansatte.
Når der tilknyttes en @apoteket.dk postkasse, vil apoteket blive opkrævet et beløb.

På Apotekerforeningens Medlemsnet, findes der et link til Apoweb.

Du kan også komme direkte til Apoweb via dette link: https://apoweb.pharmakon.dk

Husk at skrive apoteket\ sammen med dit brugernavn.

Oversigt over ansatte

I oversigten vil en apoteker eller administrator hurtigt kunne få et overblik over apotekets ansatte.

Bladre i ansatte listen

Listen vil vise de første 25 ansatte.
Hvis der er flere kan du "bladre" i bunden af vinduet for at se de næste 25 ansatte.

Se ansattes CPR-numre

Se emnet "Se ansattes CPR-nr."

Deaktivér en ansat

Se emnet "Sådan deaktiverer du en ansat."

Søg efter en ansat

Det er mulig at søge efter ansatte i listen. Søgefeltet finder du øverst i listen.

Ansatte med mail abonnement

Hvis en ansat har en @apoteket.dk mailadresse vil der være angivet et af nedenstående ikoner.

     Apomail Webaccess 
     Apomail Webaccess med mobiladgang
     Apomail Professionel
     Office 365 A3 for Students
     Uddannelsesansvarlig
     Microsoft 365 F1 (kun Teams)
     Office 365 E1
     Office 365 E3
     Office 365 F3

Pr. 01-09-2022 vil det ikke længere være muligt at købe abonnement på flg. produkter: Apomail Webaccess, Apomail Webaccess Mobil, Apomail Professionel.

Du kan ligeledes se om der er tilkøbt ekstra plads til en mailkonto, ved at kigge efter dette ikon  .
Hvis du holder musen henover ikonet, vil du se hvor meget plads der er tilkøbt.

Hvad betyder ikonerne?

På listen vil du ud fra hver ansat kunne se følgende ikoner:

        Slet en ansat
        Ændre data på en ansat
        Apotekeren
        Apoweb administrator
        Farmakonomstuderende
        Password bør af sikkerhedsmæssige årsager ændres 
        Password er udløbet, og det skal derfor skiftes.

Sådan ændrer du en ansats data

Hvis du vil ændre informationer på en ansat, skal du klikke på ud for den pågældende ansatte. Et nyt vindue med den ansattes oplysninger vil komme frem.

Fanen generelt
På fanen Generelt får du mulighed for at ændre:

• Titel
• Fornavn
• Efternavn
• CPR-nr
• Password 

Du kan angive om den ansatte skal have administrator rettigheder til at oprette, ændre og slette i Apoweb, på lige fod med apotekeren.
En Apoweb administrator kan ikke ændre apotekerens adgangskode

Klik på Gem for at gemme ændringer eller Annuller for at lukke vinduet uden at gemme evt. ændringer.

Sådan ændrer du adgangskoden

Hvis du skal ændre adgangskode for de ansatte, skal du i feltet nyt password skrive den nye adgangskode og gentage den nedenunder. Herefter tryk Gem.

Vær opmærksom på, at koden skal opfylde nedenstående krav.

• Mindst 10 karakterer
• Mindst 1 stort bogstav
• Mindst 1 tal eller tegn
• Må ikke indeholde æ, ø, å (både store og små)
• Må ikke indeholde apoteksnr. 

OBS: Du kan ikke ændre en Farmakonomstuderendes adgangskode eller navn.

Hvis du skal have slettet en Farmakonomstuderende, skal du kontakte Farmakonomskolens studieadministration.
Apotekeren kan deaktivere den studerende i Apoweb. (Se afsnit "Deaktivére en ansat")

For at få en oversigt over de ansattes CPR-numre, skal du højreklikke på en af kolonne overskrifterne.
På pop-up menuen vælger du Vis CPR-nr.

Hvis adgangen for en ansat til Apotekerforeningens Medlemsnet og Apotekets Intranettet skal "låses", kan apotekeren eller en angivet Apoweb administrator deaktivere den ansatte. Den ansattes postkasse vil dog fortsat være aktiv og vil blive faktureret for, men den ansatte har ikke adgang til sin mailkonto.

Sæt flueben ud for den ansatte der skal deaktiveres, højreklik på navnet og tryk på Deaktivér.

Følg samme procedure, hvis en ansat skal aktiveres igen.

Du kan oprette en ansat ved at klikke på knappen Ny ansat.

Udfyld felterne med den ansattes data og tryk Gem.

CPR-nummer:
Det er vigtigt at indtaste CPR-nr, hvis en ansats kursusoversigt skal vises automatisk på Apotekets intranets HR-fane.

Adgangskode:

Vær opmærksom på, at koden skal opfylde nedenstående krav.

• Mindst 10 karakterer
• Mindst 1 stort bogstav
• Mindst 1 tal eller tegn
• Må ikke indeholde æ, ø, å (både store og små)
• Må ikke indeholde apoteksnr. 

Hvis du ønsker at slette en ansat, skal du klikke på ikonet   ud for den ansatte.
På meddelelsesboksen skal du klikke OK, hvis du ønsker at slette den ansattes profil.

Apotekeren er administrator, som kan oprette, ændre, deaktivere eller slette ansatte i Apoweb.

En apoteker kan vælge at gøre en ansat til Apoweb administrator.

Brugeren får de samme rettigheder som apotekeren i Apoweb .

• Rettighederne giver ikke administrative rettigheder på Apotekets intranet.
• Denne bruger kan ikke rette Apotekerens adgangskode.

Sæt flueben i feltet Apoweb administrator og tryk Gem

Klik på  ud for den medarbejder du ønsker at tildele en postkasse.

På fanen Postkasse får du mulighed for at oprette en postkasse.

Det er en e-mail adresse på @apoteket.dk som vil blive oprettet.
Mail adressen vil bestå af brugernavn og @apoteket.dk.

F.eks. 458lo@apoteket.dk

Sæt flueben i Jeg ønsker at oprette en postkasse host Pharmakon a/s.

Du skal vælge abonnement.

Når du har valgt abonnement, vil du se en meddelelsesboks, her klikker du OK.

OBS: Farmakonomstuderende postkasser kan du ikke oprette, ændre eller slette, da disse administreres af Pharmakon.

Ønsker du at vide mere om hvilke abonnementer du skal vælge, kan du læse mere her:
It-løsninger og produkter tilpasset dit apotek

Pr. 01-09-2022 vil det ikke længere være muligt at købe abonnement på flg. produkter: Apomail Webaccess, Apomail Webaccess Mobil, Apomail Professionel. Derfor ophører muligheden for at tilkøbe ekstra plads også.

Du kan kun tilkøbe mere plads til din postkasse, hvis abonnementet er:

Apomail Webaccess, Apomail Webaccess Mobil, Apomail Professionel.

(Gælder ikke for Farmakonomstuderende).

Klik på  ud for den medarbejder du ønsker at tildele mere plads.

Klik på fanen Postkasse

Klik på linket Vælg ekstra plads

Du får nu mulighed for at vælge hvor meget ekstra plads din postkasse skal have.
Vælg den ekstra plads du ønsker og klik på OK.

Du vil nu kunne se at din postkasse er blevet udvidet samt hvor stort dit nuværende forbrug er.

Vigtig information om tilkøb af ekstra plads:
Når din postkasse nærmer sig grænsen vil du modtage mails med advisering herom. Vælger du at tilkøbe ekstra plads via Apoweb, skal du være opmærksom på at der kan gå op til 4 timer, før det slår igennem. Derfor vent ikke med tilkøbet til du har opbrugt al din plads, men køb ekstra plads når du får adviseringerne.

Klik på  ud for den medarbejder, hvor du ønsker at nedlægge postkassen.

Klik på fanen Postkasse

Sæt flueben i feltet Jeg ønsker at nedlægge min postkasse, men beholde min konto

Klik på OK til meddelelsesboksen Status for nedlæggelse, og klik herefter på Gem, hvis du vil fortsætte handlingen.

Klik på  ud for den medarbejder du ønsker at tildele mobil nr.

Klik på fanen Telefon/Email.

Her får du mulighed for at indtaste mobil nr.

Klik på Gem

Det er ikke længere muligt at angive en ekstern mailadresse på en ansats konto.
De konti der har en ekstern mailadresse tilknyttet en konto, skal fjerne denne.

Det er et lov krav, at udveksling af personfølsomme oplysninger - herunder CPR-nr. og sammenkædning af medicinforbrug og borger - skal foregå på en krypteret forbindelse.

Hvis der angives en ekstern mailadresse og denne anvendes i forbindelse med "Giv mig besked" funktionen på apotekets intranet, vil indholdet i disse beskeder blive sendt ukrypteret i den eksterne mailadresse. Anvender derimod en @apoteket.dk adresse, sendes disse beskeder krypteret.

Eksempel:

Ved registrering af fx en TPI eller UTH vil der være angivet personfølsomme data, så som CPR-nr eller den medicin kunden anvender. Data der er indtastet ved en registrering vil stå ukrypteret i mailen der modtages på den eksterne mailadresse - dette er ulovligt i henhold til Persondatalovgivning.

Læs mere her - https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=828.

Klik på  ud for den medarbejder du ønsker at tildele en postkasse.

Klik på fanen Telefon/E-mail

Hvis der er oprettet en @apoteket.dk postkasse, kan du på oprette et alias til din postkasse. Det vil sige en ekstra mailadresse knyttet til den eksisterende konto. Dette koster ikke ekstra.

Klik på linket Opret alias

Klik på Gem

Det er muligt at:

• Oprette distributionslister til brug på apoteket til intern brug.
• Oprette sikkerhedsgrupper som kan anvendes til apotekets intranet.
  
  For at se de grupper du allerede har oprettet, skal du i topmenuen klikke på "Se grupper".

Opret grupper

Når du skal oprette enten en distributionsliste eller en sikkerhedsgruppe, skal du klikke på knappen "Ny gruppe"

Du skal udfylde feltet Navn.
Bemærk at apoteksnummeret ikke kan fjernes og skal indgå i gruppenavnet.
Et eksempel på et gruppenavn kunne være: 138Kvalitetsansvarlige

I feltet Beskrivelse, er det en god ide at skrive hvad gruppen skal anvendes til.
Et eksempel på en beskrivelse kunne være: Distributionsliste til de kvalitetsansvarlige.

Endelig skal du vælge om det skal være en Distributionsliste eller en Sikkerhedsgruppe, du ønsker at oprette.

Distributionsliste

En distributionsliste oprettes hvis du ønsker at sende mails til en bestemt gruppe på apoteket.
En distributionsliste kan ikke anvendes som gruppe på apotekets intranet.

Sikkerhedsgruppe

En sikkerhedsgruppe oprettes hvis du ønsker at anvende gruppen i forbindelse med apotekets intranet. Du kan også oprette en mailadresse på en sikkerhedsgruppe, således at den vil fungere som både en distributionsliste og en sikkerhedsgruppe.

Hvis du ønsker at oprette en e-mail adresse, skal du klikke på fanen E-mail.
Sæt flueben i feltet Jeg ønsker at tilknytte en e-mail adresse til denne gruppe.
Og tryk Gem.

Ændre i en gruppe

Hvis du ønsker at ændre en gruppe, skal du klikke på ikonet  ud for den pågældende gruppe
Du kan ændre beskrivelsen af gruppen, ændre type af gruppe og enten oprette eller nedlægge en e-mail adresse.

Slet en gruppe

Hvis du ønsker at slette en gruppe, skal du klikke på ikonet  ud for den pågældende gruppe

Tilmeld og frameld ansatte i grupper

Når din gruppe er oprettet, er det muligt at tilmelde brugere til gruppen.
For at se listen med de ansatte, skal du i topmenuen klikke på knappen Se ansatte.
Sæt flueben ud fra hver at de ansatte, som skal tilmeldes gruppen.
(OBS: hvis du skal anvende gruppen til at distribuere e-mails, skal der være koblet en postkasse på den ansatte.)

Når du har sat flueben ved de ansatte der skal tilmeldes gruppen, højreklikker du på en af de ansatte og klikker på Grupper.
Herefter vælges Tilmeld gruppe.
Herefter vælges Apoteksgrupper.
Til sidst vælger du den gruppe som de ansatte skal tilmeldes.

Hvis du skal framelde ansatte fra en gruppe, er der samme procedure som tilmelding af gruppe.
Her skal du bare klikke på Frameld gruppe i stedte.

Fanen Grupper

På fanen grupper, under ansattes data,  kan du se hvilke grupper den ansatte er medlem af.

Det er muligt at få en oversigt over de postkasser der bliver faktureret.
Klik i topmenuen på Se faktureringer



Her kan du se hvilke og hvor mange postkasser der bliver faktureret for, hver måned.